En los últimos años la gestión de archivos han dejado de ser algo ignorado, para pasar a ser archivos de gran importancia en la toma de decisiones en las empresas. Los archivos son documentos que se producen por las empresas en el desarrollo de actividades los cuales son conservados como testimonios de información.
Los archivos de una empresa se convierten en un problema para se conservados. La información es diversa, a veces efímera y se organiza de forma diferente, por lo cual se convierte en una labor que desperdicia tiempo. No sólo hay que tener en cuenta a directivos y trabajadores, sino también la influencia que ejercen a la hora de transmitir sus funciones y su información a los clientes de forma inmediata.
El archivo debe permitir cumplir dos funciones básicas.
- Almacenar la documentación.
- Recuperar de inmediato los documentos almacenados.
Otras funciones de los archivos son:
- Reunir los documentos de la empresa.
- Proposición de documentos.
Muchas empresas han comenzado a implementar software de gestión de archivos, que proporcionan a sus usuarios la facilidad de consultar un archivo de forma instantánea, y la capacidad de almacenar una cantidad considerable de archivos en servidores con garantías de protección y un control en cada documento o archivo.
Los sistemas de gestión de archivos cuentan con unas características especificas para el usuario:
- Los usuarios deben poder crear, leer, borrar y cambiar ficheros, archivos o documentos.
- Los usuarios pueden tener el control de los ficheros de otros usuarios.
- Los usuarios controlan qué tipo de acceso otorgan a otros usuarios.
- Los usuarios pueden ordenar sus ficheros de acuerdo a su problema (directorios).
- Los usuarios pueden mover información entre ficheros.
- Los usuarios deben ser capaces de realizar una copia de respaldo y restaurarla en caso de un desastre.
- Los usuarios pueden acceder a los ficheros con nombres simbólicos (en Windows accesos directos).
