Última actualización: 21 de Noviembre de 2025

1. Introducción y Responsable del Tratamiento

HI TECH MICRO S.A.S. (en adelante «HTM»), identificada con NIT 901083426-8, domiciliada en la Calle 9 Nro. 43 A -33 en Medellín, Antioquia, opera la aplicación móvil HTM Mantenimiento (la «Aplicación»).

Este documento complementa nuestro Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales (basado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013) y tiene como objetivo informar a los usuarios («Técnicos», «Usuarios») sobre el tratamiento específico de la información recopilada a través de nuestra App móvil.

Naturaleza del Servicio: Esta aplicación funciona exclusivamente como un complemento operativo del software CMMS HTM Mantenimiento (SaaS). La App no funciona por sí sola ni de manera independiente. Para acceder a sus funcionalidades, es estrictamente necesario que un Administrador o Coordinador de la empresa contratante le haya concedido previamente un acceso.

2. Marco Legal y Definiciones

HTM trata los datos personales bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

• Titular: Persona natural (Técnico/Usuario) cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Encargado del Tratamiento: HTM actúa como encargado del tratamiento de datos en nombre de la Empresa Contratante (su empleador), quien funge como Responsable final de los datos.

3. Recopilación de Información y Permisos del Dispositivo

Para cumplir con los objetivos operativos de mantenimiento, la App requiere los siguientes permisos y datos:

3.1 Datos de Geolocalización (Permiso Crítico – Segundo Plano)

La funcionalidad principal de HTM Mantenimiento es asegurar la trazabilidad, validación y seguridad de las actividades de mantenimiento en campo.

• Recopilación: La aplicación recopila datos de ubicación precisos de su dispositivo.
• Uso en Segundo Plano (Background Location): HTM Mantenimiento recopila datos de ubicación incluso cuando la aplicación está cerrada, minimizada o no está en uso.
  • Justificación Operativa: Esta función es necesaria para validar que las órdenes de trabajo, inspecciones y rondas de vigilancia se ejecuten físicamente en el sitio del activo y para monitorear el desplazamiento del técnico durante su jornada laboral.
• Finalidad: Generación de reportes de cumplimiento, auditoría de rutas y validación de servicios (Geofencing). No se utilizan con fines publicitarios.

3.2 Cámara, Galería y Archivos

La aplicación solicita permisos de acceso a la cámara y almacenamiento.

• Finalidad: Permitir al técnico capturar y subir fotos y videos como evidencia técnica de fallas o reparaciones, y escanear códigos QR/Códigos de Barras para la identificación rápida de activos.

4. Finalidades del Tratamiento

De acuerdo con nuestras políticas corporativas, los datos se utilizan para:

1. Gestión Operativa: Administrar órdenes de trabajo, bitácoras y asignaciones.
2. Auditoría y Seguridad: Verificar la ubicación (Tracking) y la identidad del personal en campo.
3. Mejora del Servicio: Diagnosticar problemas técnicos (Logs) y asegurar la continuidad del negocio.
4. Cumplimiento Contractual: Proveer a la empresa contratante la información necesaria para la toma de decisiones sobre sus activos.

5. Derechos de los Titulares (Habeas Data)

Como titular de la información, usted tiene derecho a:

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios legales (sujeto a las limitaciones contractuales de la relación laboral con la Empresa Contratante).

6. Procedimiento para Consultas y Reclamos

Para ejercer sus derechos de Habeas Data, el titular puede contactarnos a través de los canales oficiales.

Canales de Atención:

• Correo Electrónico: contactos@htm.com.co
• Dirección Física: Calle 9 Nro. 43A -33, Oficina 404, Medellín, Antioquia.
• Teléfono: (604) 268 0556 Ext 6001

Tiempos de Respuesta Legales:

• Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.
• Reclamos: Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas.

7. Seguridad y Confidencialidad

HTM se adhiere al principio de acceso y circulación restringida.

• Encriptación: Transferencia segura (HTTPS/TLS).
• Infraestructura: Alojamiento en servidores seguros con copias de seguridad diarias.
• Confidencialidad: Todo dato personal que no sea público será tratado como confidencial y solo será accesible por personal autorizado.

8. Retención y Eliminación de Datos (Account Deletion)

Titularidad B2B: Los datos operativos son propiedad de la Empresa Contratante. Solicitud de Eliminación:

• Técnicos: Deben dirigir su solicitud al Coordinador de Mantenimiento de su empresa.
• Coordinadores: Pueden gestionar y desactivar usuarios directamente desde la Plataforma Web de HTM. HTM no eliminará datos unilateralmente sin autorización de la empresa responsable, para garantizar la integridad histórica de los mantenimientos.

9. Vigencia

Esta política se encuentra alineada con el Manual de Políticas y Procedimientos de HTM vigente desde 2013 y actualizado para la App Móvil en 2025.

HI TECH MICRO S.A.S. Nit: 901083426-8 Medellín, Colombia https://htm.com.co